用冰山模型分析項目經理工作

引言

在不了解的人看來,項目經理工作很簡單,就是訂會議室拉人開開會,平時找人吹吹牛。確實如此嗎?如果你是新手項目經理,懷著滿滿的期待剛跨入項目經理行業。你是否會有疑惑,項目經理做些什么呢?

下面我們探討下項目經理工作到底有哪些內容。按照管理過程學派亨利·法約爾對管理的定義是:所有的人類組織都有的一種活動,由計劃、組織、指揮、協調和控制五項要素組成。項目經理工作內容也包括這些,用冰山模型描述的話,水面以上可見冰山的有溝通和組織,水面以下冰山的有計劃和控制。下面我們來分別探討下項目經理這四類工作。

01溝通協調

根據PMI的定義,項目溝通管理包括通過開發工件,以及執行用于有效交換信息的各種活動,來確保項目及其相關方的信息需求得以滿足的各個過程。溝通是所有工作的落腳點,其他工作通過溝通達到目的。

溝通協調做什么

溝通工作是最容易讓項目成員看到的項目經理工作內容,包括日常溝通工作,如跟進項目情況、了解風險問題、溝通風險問題影響及方案等;組織啟動會、匯報會、周例會和結項會等;還有發送郵件和即時通訊消息,如會議紀要、項目周報和項目通知、安排等。溝通工作中注意要點及原則包括提前準備,訂好會議室、編寫材料等;多方求證,二次確認信息;理解并選擇合適的語言溝通;確認各方理解信息并達成共識。

為什么做這些

根據管理學大師斯蒂芬·P·羅賓斯對管理的定義,管理是同他人一起,或通過他人使活動完成得更有效的過程。既然同他人一起或通過他人完成工作,中間需要大量的溝通確認工作,才能讓項目成員了解并完成相應的工作。

怎么做

認真傾聽,是對說者的尊重,更是有效溝通的基本前提。不要讓對方有被忽略的感受,聽清對方的需求,了解對方的心意,才能找到最恰當的解決方向。準確提問,準確的發問能更好的探尋對方的想法,不同的情形下分別選擇開放式或封閉式的問題。中立陳述,陳述事實與問題,給予反饋和期望,使對方明確后果與影響,同時提出對于改變后的期望。

02組織設計

為實現項目目標,設計并確定項目結構和人員配備,形成合理的分工協作關系的過程。組織工作是項目工作的骨架,是溝通的依據之一。

組織設計做什么

組織工作也是項目成員能看到的項目經理工作內容之一,包括明確項目組織架構,確定角色和職責;然后選擇合適的人員組建項目團隊并建設團隊;建立研發管理、風險應對和變更管理等項目流程。組織工作中注意要點及原則包括適應組織環境,如不要憑空建立流程,盡量在現有流程上優化等;匹配項目的獨特性和復雜性,如單項目還是項目集、使用何種項目管理框架,敏捷還是瀑布、管理力度和模式滿足項目復雜性要求等。

為什么做這些

項目組織具有跨職能、跨部門的特性,所以需要通過組織工作,使得項目成果分工完成并明確流程、使流程順暢流轉,從而在分工的基礎上通力協作,彌合部門合作時的隔閡,使不同部門沖突的目標協調一致。

怎么做

首先明確項目目標,在項目啟動之初,項目經理參照組織過程資產確定項目組織和流程要求等,然后通過各種手段、在各種場合不斷宣貫、強化。

03計劃安排

為了實現項目目標,規劃和安排未來項目實施過程的活動。計劃工作貫穿于項目全過程,隨著項目進展的推進,不斷地修改和調整,以適應和反映最新項目情況。計劃工作是溝通和組織的基礎、依據,是項目工作的血液。

計劃安排做什么

項目經理制定項目管理計劃,指導項目未來實施過程,包括實現項目目標的主計劃,如時間、范圍、質量、成本,輔助計劃,如溝通、資源、風險。其中最重要的是在項目啟動時要確定項目計劃的計劃,以明確制定項目計劃的步驟。計劃工作中注意要點及原則包括讓項目成員盡早參與并達成共識;平衡相互制約的多個項目目標;根據變化更新,計劃要可跟蹤。

為什么做這些

計劃是組織和溝通的前提,涉及到跨部門的多人,必須要有嚴密的計劃,才能讓大家向統一的目標,以統一的步調前進。同時計劃為管理活動確定了數據、尺度和標準,為控制指明了方向、提供了依據。確定計劃后,我們才能將實際情況對照計劃,確定是否發生偏差,進而采取糾差措施。

怎么做

有多種技術可用于制定計劃,如滾動規劃法,因為項目本身具有漸進明細性,所以計劃需要滾動更新;網絡計劃技術,具體有關鍵路徑法、計劃評審技術;目標管理法,按照項目目標以倒排或順推的方式制定項目計劃。

04控制跟進

控制就是核實計劃落實情況,以便發現缺點、采取措施、加以糾正,以使實際與計劃保持一致。項目管理要正確的做事,核心就是控制,通過溝通、組織和計劃等工作才能實現控制項目的目的。

控制跟進做什么

控制工作是項目經理工作的出發點和目的,包括核實與跟進進度,了解任務詳情和難點,確認結果和質量是否符合要求;風險識別與應對以及變更管理。控制工作中注意要點及原則包括以項目目標為基準,而不只是關注項目目標,更重要的是理解業務目標;項目目標不是一成不變,根據外部商業環境和自身組織情況,按照流程各方確認后適時調整;提前評估風險,預留風險儲備,給項目組一定緩沖。

為什么做這些

前文已經對項目管理工作解釋,項目管理需要正確的做事,而要達到正確做事的目標,需采取一定的控制措施使項目按照既定目標上線并盡早創造商業價值,在項目過程中組織有序,職責清晰,潤滑部門和成員間的沖突。

怎么做

為了控制項目不超出既定的范圍、成本、時間和質量等約束,需要建立可控的項目環境,使人、事、財、物等滿足項目要求。人的方面,建立項目組織等,使項目成員有序、高效的完成任務;事的方面,做好相關計劃,做到事情責任到人、有序推進;財務方面,做好成本管理計劃,提前確定預算、支出和收益計劃;物的方面,做好資源管理計劃,提前申請。

結語

如果說項目經理的工作內容是冰山,而撐起冰山的水就是項目經理的熱情和責任感,做好項目經理的工作需要用熱情和責任感來感染自己、感染項目成員。其實每個崗位都有自己的苦與樂,客觀看待項目經理崗位,不管是從事哪個崗位都要不斷付出艱辛的努力,才能獲得更好的職業發展。

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